Проект Access. Медицинские представители

Медицинский представитель занимается продвижением лекарственных препаратов компаний-производителей в больницах, поликлиниках, медицинских центрах и аптеках.

Чтобы стать профессионалом своего дела, медицинскому представителю необходимо овладеть секретами успешных продаж. Назначение такой программы – помощь медицинским представителям правильно собирать информацию и региональным менеджерам анализировать их деятельность в разных регионах России для центрального офиса.

ВВЕДЕНИЕ

Коротко всю работу медицинского представителя характеризовать можно так: найти нужную информацию в регионе и ввести ее как можно быстрее в базу данных и отправить в центральный офис.

Данный проект выполнен на базе Microsoft Access.
Заказ изменений или уточнения проекта

После того, как этой информации станет много, то надо научиться искать ее по разным параметрам и редактировать. Например, найти учреждение по названию или региону, а врача по фамилии, добавить визиты или подготовить выписку по препаратам. Общие задачи всех представителей можно сформулировать так.

• Хранение в базе информации о препаратах, которые распространяет компания
• Ведение учета медицинских учреждений: аптек, больниц, поликлиник
• Учет сотрудников лечебного учреждения, их должности и специальности, которую он занимает.
• Учет медицинских представителей по регионам, городам и принадлежность их дивизионам компании
• Фиксирование с учетом времени визитов представителей в лечебные учреждения
• Планирования мероприятий по посещению учреждений
• Сбор информации о заказах медицинских препаратах, выписанных рецептах врачами и т.п.

После сбора информации отчеты должны быть проверены региональными менеджерами. При этом записи должны фильтроваться по разным параметрам. Вот основные отчеты, которые желательно иметь в базе данных:

• Реестр учреждений,
• Число посещенных учреждений и специалистов,
• Список клиентов,
• Выписка препаратов, 
• Посещения по дням,
• Планирование,
• Фактические посещения,
• Виды маркетинговых программ,
• Мероприятия,
• Кратность,
• Все о клиентах,
• Продажи по кустам,
• Общие продажи,
• Промоцикл и т.п.

Заключительным этапом формирования отчетности может быть подготовка данных и формирование графиков в Excel для дополнительного анализа.

Вообще для анализа работы медицинского представителя необходимо предусмотреть не только отчеты по продажам, но и проверку его методов ведения переговоров со специалистами аптеки или больницы.

Это делается через двойные посещения. После этого региональный менеджер обычно заполняет отчет о посещении организаций нужными данными и отправляет их в вышестоящий отдел.

Когда информация обработана, ее необходимо экспортировать в главный офис. Такая функция закреплена и за менеджером и за представителем.

Ввод представителя

Перед началом работы с базой данных Вам необходимо определить офис, где будут находиться все медицинские представители компании. Для этого в меню добавлен пункт Офисы.

Microsoft Access. Меню для ввода офиса

Microsoft Access. Форма ввода офиса и медицинского представителя

Следующая карточка показывает данные о медицинском представителе. Она вызывается двойным нажатием на ячейку ФИО.

Microsoft Access. Форма ввода медицинского представителя

Основными полями, которые надо заполнить в карточке представителя являются: Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Дивизион и Внешний код - это специальное поле, которое позволяет определить записи для экспорта в центральный офис. Его должен назначить центральный офис, и оно уникальное.

Ввод продуктов

В этом разделе рассказывается, как нужно настроить продукты, препараты для продажи их клиентам. Запомните следующие картинки интерфейса.

Microsoft Access. Меню для ввода препаратов

Карточка продукта или препарата для сохранения в базе данных. Указывается и специальность врача для работы с данным препаратом.

Microsoft Access. Карточка для ввода препаратов

Тема для обсуждения с врачами данного препарата.

Microsoft Access. Вкладка для обсуждения

Ввод учреждений

Медицинские учреждения - это основной объект работы медицинского представителя. Рассмотрим их анализ в данном разделе. Главный пункт меню, с которым вы будите работать, выглядит так.

Microsoft Access. Форма для поиска с учреждений

Microsoft Access. Карточка для работы с учреждениями

Карточка медицинского учреждения имеет несколько ключевых таблиц. Обязательно заполните их информацией, иначе отчеты по программе будут неполными.

• «Регион» - место нахождения населенного пункта
• «Город» - название населенного пункта учреждения
• «Куст» - список кустов, определенных в городе
• "Представитель" - человек посещающий медучреждение

При работе с учреждениями, нужно соблюдать некоторый порядок действий. Для начала нужно определить организацию и заполнить ее основными данными. Далее ввести сотрудников медицинской организации - поликлинике, больницы и т.п.

Microsoft Access. Карточка для ввода сотрудников медучреждений

После этого надо ввести визиты, т.е. описать, что и когда делал медицинский представитель в медицинском учреждении.

Microsoft Access. Карточка для ввода визитов в медучреждение

Ввод специалистов

Этот пункт работы с базой данных необходим для ввода медицинских специалистов, лиц работающих в аптеках и лечебных учреждениях.

После того, как Вы создали карточку учреждения, можно добавить данные о его сотрудниках. Необходимо в карточке ввести эти поля, они в основном характеризуют специалиста медицинского предприятия.

• Должность - название должности в организации
• Специальность - медицинская специальность
• Влияние - статус человека в организации
• Характеристика - присваивается человеку после общения с ним. Активный, вялый и т.п. Лучше данные зашифровать кодовым словом.
• Дата - это дата рождения клиента
• Фамилия, имя, телефон - это общие поля для контактов

Microsoft Access. Форма поиска специалистов медучреждения

Следующая форма позволяет ввести клиента медучреждения, где будет указано его рабочее место и часы приема.

Карточка, которую мы рассматриваем, будет постоянно встречаться вами в разных видах интерфейса. Поэтому изучите ее вкладки очень хорошо для того, чтобы представлять, где хранятся данные по специалисту.

Microsoft Access. Карточка ввода специалиста в медучреждение

Следующая форма позволяет ввести визиты в справочник клиента. Тема указывает, что обсуждалось в конкретном визите.

Microsoft Access. Карточка для ввода визитов в медучреждение

Следующая форма позволяет ввести аптеки, которые находятся рядом с медучреждениями. В этих аптеках и должны будут продаваться препараты.

Microsoft Access. Карточка для ввода аптек недалеко от медучреждения

Посещение учреждения

Посещение учреждения медицинским представителем фиксируется в базе данных как визит.

Визиты можно заполнять из карточек учреждения или других видов форм. Мы рассмотрим вариант, связанный с главным меню

Microsoft Access. Форма поиска визитов

Следующая форма позволяет вести учет 1 визита, а также добавить информацию о следующем планируемом визите.

Microsoft Access. Форма ввода визитов

Форма ниже показывает таблицу для ввода препаратов. С помощью этой формы можно узнать, как ведется продажа препаратов. Используется форма в аптеках, т.к. они продают препараты.

Microsoft Access. Форма ввода проданных препаратов

Маркетинговая форма указана ниже. Ее также заполняет медицинский представитель.

Microsoft Access. Форма ввода маркетинговых акций

Для удобства ввода данных визиты можно заполнить и через карточку учреждения. Например, вы посетили учреждение, где несколько специалистов, то проще найти карточку учреждения и ввести все визиты через нее

Microsoft Access. Форма ввода картотеки предприятий

Планирование визитов

Одним из основных моментов посещения учреждений является планирование визитов. Эта информация поступает в центральный офис и на базе ее выводятся отчеты.

Microsoft Access. Планирование визитов

Одним из основных моментов посещения учреждений является планирование визитов. Эта информация поступает в центральный офис и на базе ее выводятся отчеты.

Двойной визит

Этот интерфейс разработан не для медицинского представителя, а для регионального менеджера. Иногда необходимо бывает проверить, как представители ведут переговоры с клиентами, их умение продавать продукты. Это может сделать менеджер, посещая иногда клиентов вместе с медицинским представителем. Вот критерии оценки из базы данных.

Критерий	Оценка
Планирование визитов	5
Анализ предыдущих встреч с данным клиентом	4
Определение цели предстоящего визита	3
Установление доверительных отношений	5
Выяснение потребностей, умение получить необходимую информацию	4
Умение использовать рекламные материалы в ходе беседы	5
Использование "ключевых" сообщений, доказательств, обоснование личной выгоды клиента/пациента	4
Умение отвечать на возражения, выходить из затруднительных ситуаций	4
Достижение цели визита	4
Знание препаратов компании и конкурентов, их наличия и цен в аптеках и у дистрибьюторов	3
Наличие РОР-материалов, сувениров	3
Внешний вид медицинского представителя	5

Microsoft Access. Критерии оценки медпреставителя

Отчеты в Access

В программе много разных отчетов, которые позволяют контролировать продажи.

Для быстрого получения информации разработаны отчеты в Access. Перед их открытием всегда возникает некоторая форма-фильтр. Только после назначения полей в форме отображается отчет. Это сделано для того, чтобы быстро отображать данные о продажах, т.к при большом количестве информации отчет может строиться несколько минут.

Реестр учреждений

Основной отчет в программе, который показывает количество обслуживаемых представителем учреждений. Данный отчет имеет контрольные функции и фильтрацию по параметрам. таким образом, если некоторые учреждения не посещались представителем вовремя, в отчете такая информацию будет выделена красным цветом.

1.1 Реестр учреждений

Представители

Группа отчетов для представителя. Они показывают сколько было посещено учреждений и специалистов, и их сопутствующая информация

2.1 Число посещенных учреждений

2.2 Число посещенных специалистов

2.3 Информация о характеристике клиента

2.4 Полная информация о клиенте

Визиты

Группа отчетов связанная с визитами представителя. Они показывают информацию по выписке препаратов, продажи препаратов, фактические и планируемые визиты и т.п.

3.1 Выписка препаратов

3.2 Продажи препаратов

3.2.1 Продажи по кустам

3.2.2 Продажи общие

3.3 Посещение по дням

3.4 План и факт посещений

3.5 Кратность визитов

3.6 Промоцикл

Маркетинг

Группа отчетов связанная с рекламой. Они показывают информацию по маркетинговым программам, которые ведет медпредставитель

4.1 Виды маркетинговых программ

4.2 Маркетинговые мероприятия

Итоговые отчеты

Группа отчетов связанная с итоговой информацией. Суть такой информации - это сведение в одну или несколько таблиц разных данных, чтобы можно было принимать решение очень быстро. Если заголовок отчет выделен красным цветом (бетта), то он находится в стадии разработки.

5.1 Итоги о продажах (бетта)

 Отчеты в Excel

Отчеты в Excel строятся медленнее, чем в Access. Зато их потом можно редактировать и фильтровать, используя функции Microsoft Excel. Дополнительно к таблицам Excel привязаны графики, что улучшает восприятие введенной информации медицинским представителем. 

Вот список отчетов, которые строятся в Excel. Для построения таких отчетов необходимо на компьютере иметь и Microsoft Excel

1. Количество визитов за период

2. Количество врачей и учреждений

3. Количество клиентов

4. Количество визитов к специалистам

5. Частота визитов к специалистам

6. Характеристики специалистов

7. Реестр посещенных учреждений

8. Выписка препаратов специалистам

9. Количество кустов

Выводы

Таким образом, на базе данного интерфейса можно вести учет медицинских представителей достаточно подробно, а следовательно успех в продаже препаратов гарантирован.
Заказ изменений или уточнения проекта