Проект Access. Аренда оборудования

Этот проект необходим тем компаниям, которые предлагают в аренду дорогостоящее оборудование и технику. Необходимо построить бизнес так, чтобы оборудование не простаивало, а приносило прибыль. Только с помощью программного обеспечения можно обеспечить точное выполнение финансовых задач компании.

Основными критериями учета в данном проекте является

•        Учет арендаторов
•        Учет частных лиц и сотрудников
•        Учет видов оборудования по категориям
•        Учет договоров и этапов его  выполнения
•        Учет платежей по договору
•        Учет спецификаций выдаваемого оборудования
•        Учет аренды по дням и часам
•        Учет времени занятости и простоя оборудования
•        Учет актов выполненных работ
•        Учет доверенностей
•        Учет отчетов и их печать для клиентов и сотрудников компании

ВВЕДЕНИЕ

Описание в программе некоторых общеизвестных функций учета компаний, частных лиц, переговоров и других пропущено, чтобы сократить размер описания программы.

Например, подробно об общем интерфейсе можно прочитать по этой ссылке Техническое задание

Программа разработана на Microsoft Access с подключением к базе данных Microsoft SQL Server.

Картотека договоров

Договора – это основной объект учета в этой программе. На этом этапе мы учитываем договора арендаторов, этапы выполнения договоров и вводим другие критерии учета оборудования.

 

Аренда оборудования. Список договоров

Новый договор можно создать, выбрав на панели инструментов кнопку «Создать». Перед Вами появится форма договора с пустыми полями.

Номер договора появиться автоматически. Введите даты создания договора, начала и окончания его действия. Кол-во дней рассчитается автоматически. Также автоматически появиться скидка из расчета дней. Самостоятельно укажите НДС, статус, Валюту. Фирму и фильм. Укажите дату, до которой необходимо произвести оплату.

Далее после заполнения карточки, перейдите к выпадающему списку внизу формы.

Этапы

Для того чтобы правильно распечатать договора, надо ввести этапы. У каждого договора может быть несколько этапов. Они оформляются на этом шаге ввода информации.

Аренда оборудования.  Справочник договоров. Этапы

Спецификация

Спецификация – это список оборудования, арендуемый заказчиком. Заполнив его, Вы сможет далее рассчитать и выписать все документы на аренду.

В данную вкладку вносится информация по всей технике, которая была арендована в процессе снятия фильма. Данные таблицы автоматически попадут в таблицу аренды техники, за период указанный в справочнике договоров.

Аренда оборудования. Справочник договоров (Спецификация)

При создании  новой спецификации перед Вами автоматически откроется картотека «Выбор техники» с помощью, которой Вы можете выбрать интересующие Вас позиции. Для этого поставте показать «Все», «Категорию». Флажок «Все» выведет на экран все имеющееся в базе оборудование. Флажок «Категория» поможет Вам отфильтровать технику, и будет выводить для Вас оборудование только выбранной Вами категории. Для того чтобы выбранная техника появилась в справочнике договоров поставте флажки «Вкл». После этого поставив флажок посмотреть «Выбранное» Вы сможете увидеть выбранную вами технику.

Аренда оборудования. Выбор техники

Двойное нажатие на наименование техники откроет картотеку техники. В данную картотеку вносится информация о технике. Кол-во на складе, ед. измерения. Католожный, инвентарный и заводской номера. Устанавливается ли скидка и сборка и т.д.

Аренда оборудования. Картотека техники

После того как Вы проделаете все операции указанные выше и обновите изменения, выбранная Вами техника попадет в справочник договоров и автоматически будет рассчитана сумма, которая будет состоять из цены оборудования умноженной на кол-во дней использования минус скидка, если она есть, а также будет рассчитано НДС.

Аренда

В данную вкладку вводится информация об аренде техники по дням, с указанием стоимости ее на 1 день.

В отличие от вкладки спецификация, здесь описывается аренда техники на каждый конкретный день. Для добавления нового пункта нажмите кнопку , перед Вами появиться запрос на создание нового пункта аренды.

Аренда оборудования. Справочник договоров. Аренда

Двойное нажатие на синее поле Техника открывает справочник аренды техники, где необходимо указать дату, кол-во приборов, название техники, фирму, номер договора и название фильма для которого арендуется прибор.

Здесь Вы можете ввести цену аренды прибора на 1 день с указанием скидки и НДС.

Аренда оборудования. Аренда техники

Проверка аренды

Чтобы открыть таблицу аренды нажмите кнопку Таблица или Excel. Перед Вами пример таблицы аренды техники. Вы можете отфильтровать просмотр графика по году, по месяцу, по категории, технике, кол-ву дней, дате, фильму, договору, часам. Для этого достаточно открыть выпадающий список интересующего Вас поля и поставить флажки настройки.

Аренда оборудования. Таблица аренды техники

Также Вы можете открыть график аренды техники в Excel. Перед Вами предстанет таблица аренды техники на срок указанный в договоре, через который Вы открываете документ. В таблице будет перечислена вся техника, которая арендавалась в данный срок любой компанией.

Вы можете воспользоваться фильтрацией по категории и технике. Рядом с названием фильма в скобках указаны два числа. Первое это номер договора, второе кол-во дней в течение которых велась работа над фильмом (т.е. сроки договора). Дата начала работ определяется квадратом другого цвета.

Аренда оборудования. График аренды техники

Платежи

До того как Вы внесете информацию об оплате услуг, Сальдо в правом верхнем углу будет показывать долг компании. После произведения оплаты данное поле автоматически станет пустым.

При переходе к данному пункту справочника договоров перед Вами появиться вопрос «Добавить новый платеж?».

Аренда оборудования. Справочник договоров. «Платежи»

Нажмите «ОК» если хотите ввести информацию, тогда откроется карточка платежных операций, которая заполняется вручную.

Вы можете добавлять новые платежи через данную форму (двойное нажатие на синее поле или чистую строку), либо через платежи предприятия с указанием данного договора, пример данной операции ниже в пункте «Таблица «Платежи»» инструкции.

Аренда оборудования. Платежные операции

Отчеты

После заполнения данных по договорам Вы можете посмотреть и распечатать различные отчеты.

Справочник договоров содержит дополнительную кнопку «Отчеты». При ее нажатии появится список отчетов по данному договору, некоторые отчеты, можно посмотреть и распечатать в Word, другие в Access.

Отчеты заполняются автоматически, если Вы полностью заполнили предлагаемые формой поля.

Аренда оборудования. Справочник договоров. Список отчетов

Картотека техники

При выборе пункта меню Техника, перед Вами предстанет список техники, которая может быть арендована заказчиком. Прежде, чем выписывать договора проверьте правильность заполнения всех карточек по аренде техники.

Аренда оборудования. Список техники

Фильтрация

Для быстрого поиска в данном разделе предусмотрены желтые поля фильтрации. Выберите поле, по которому хотите отфильтровать данные, значок и значение, которое приблизительно равно тому, что Вы ищите.

Аренда оборудования. Поля фильтрации в технике

Фильтрацию также можно осуществить с помощью категории техники для этого предусмотрено динамическое меню, которое находится во вкладке «Каталог». Слева от списка техники.  Для того чтобы техника правильно отобразилась в каталоге, необходимо внимательно заполнять все поля в карточке техники, об этом ниже.

Аренда оборудования. Фильтрация с помощью динамического меню

Для создания новой карточки Техники нажмите кнопку «Создать» на панели инструментов. Последует запрос «Создать новую запись?», при подтверждении появится чистая карточка техники.

Для открытия уже существующей карточки техники, дважды нажмите синее поле. Поле «Код» заполняется автоматически. Данную карточку также можно создать через картотеки компаний и договоров.

В данной картотеке есть три вкладки «Свойства», «Спецификация», и «Аренда». Каждая таблица имеет свои поля.

Свойства

Поля вкладки «Свойства» техники заполняются вручную, не забывайте обновлять информацию. Введите информацию на белые поля «Свойство» и «Значение», нажмите обновить. Данные свойства могут быть индивидуальны для каждой техники.

Аренда оборудования. Картотека техники. Таблица свойства

Аренда

Таблица «Аренда» содержит дополнительные поля. Содержит список аренды данного прибора во время съемок различных фильмов. Таблица заполняется автоматически. Двойное нажатие на синее поле откроет спавочник договоров.

Аренда оборудования. Картотека техники. Аренда

Спецификация

Таблица «Спецификация» содержит поля «Артикул», «Встроенный элемент», «Цена», «Инвентарный номер» они заполняются оператором.

Аренда оборудования. Картотека техники. Спецификация

Картотека платежей

Данная вкладка содержит информацию по проходящим платежам компании, как приходным, так и расходным. Платежи также можно заполнить через картотеку компаний или договоров.

Поиск

Возможен поиск необходимого документа с помощью полей фильтрации и динамического меню.

Аренда оборудования. Список платежных документов. Виды фильтрации

Карточка оплаты

Для создания нового платежного документа выберите кнопку «Создать» на панели инструментов. Перед Вами появится карточка «Платежные операции».

Заполните поля платежной операции. Оплата может проводиться через кассу или банк, Вы также с помощью кнопки поиска  можете выбрать из большого списка фирму и договор. Двойное нажатие на данные поля откроет карточку договора и предприятия.

При нажатии кнопки, похожей на часы, происходит автоматическое обновление времени и даты, документ получит сегодняшнее число и время. Оплата может иметь различные статусы (полная, частичная).

Аренда оборудования. Платежные операции

Картотека актов

При выборе в меню этого пункта перед вами появится список актов. Поиск документа можно осуществить с помощью полей фильтрации или динамического меню (дерево).

Аренда оборудования. Список актов. Поля фильтрации

Акты можно добавлять через картотеку договоров или предприятий. В данном случае выберите на панели инструментов кнопку «Создать». Заполните поля данной вкладки, это необходимо для автоматического заполнения отчетов.

Справочник актов открывается при двойном нажатии на белое поле. Либо нажмите кнопку . (Пример создания акта в картотеке договора).

Аренда оборудования. Справочник договоров. Акты

Перед Вами откроется справочник актов, который содержит несколько таблиц (Спецификация, аренда договора, аренда акта, платежи, отчеты). Для начала выберите «Аренду договора» и поставьте флажки на технику, которую необходимо внести в акт.

После данной операции автоматически будет просчитана Спецификация. Аренда договора может содержать информацию за несколько месяцев. Аренда в актах, чаще всего содержит информацию по 1 месяцу.

Аренда договоров

Аренда оборудования. Справочник актов. Аренда договора

Спецификация

Аренда оборудования. Справочник актов. Спецификация

Аренда акта

Вкладка «Аренда акта» содержит информацию по одному месяцу.

Аренда оборудования. Аренда акта

Платежи

Вкладка «Платежи» автоматически заполняется из платежей договора.

Аренда оборудования. Справочник актов. Платежи

Отчеты

После заполнения карточки и таблиц нажмите кнопку Отчеты. Они заполняются автоматически из базы данных.

Аренда оборудования. Справочник актов. Отчеты

Картотека банков

При выборе данного пункта меню, перед вами отобразится список всех банков с которыми, вы ведете дела. Поиск производится с помощью полей фильтрации и динамического меню.

Аренда оборудования. Список Банков

Двойное нажатие на поле приведет к открытию справочника банка предприятия. Информацию о банке Вы можете вносить через картотеку предприятий. Об этом рассказывалось выше.

Поля заполняются вручную, кроме поля фирмы, с помощью кнопки  Вы сможете выбрать фирму из имеющегося в базе списка.

Аренда оборудования. Справочник банков предприятия

Справочник по банкам необходим для правильного оформления договоров. Используйте его для ввода информации.

Картотека доверенностей

При выборе этого пункта перед Вами появится список доверенностей, которые Вы предоставляете своим сотрудникам. Поиск происходит с помощью полей фильтрации и дерева. Доверенность можно заполнить через картотеку предприятий.

Аренда оборудования. Список доверенностей

Двойное нажатие на синее поле вызовет «Справочник доверенностей». Заполните поля. Эта картотека не влияет на учет аренды. Используется в основном для учета доверенностей арендаторов.

Аренда оборудования. Справочник доверенностей

Картотека аренды

Этот раздел меню позволяет просматривать список арендуемой техники. Двойное нажатие на поле приведет к открытию справочника аренды техники. Он заполняется автоматически и может корректироваться вручную.

Подробнее об этом написано выше в пункте картотека договоров/Аренда. Если техника возвращается, то можно использовать поле Включить или удалить запись. Далее необходимо оформить новый договор.

Аренда оборудования. Список аренды техники

Аренда оборудования. Справочник аренды техники

ВЫВОДЫ

Таким образом, данная программа позволяет вам профессионально сдать оборудование и технику в аренду, а потом вести учет времени загрузки оборудования с  максимальной выгодой для вашего бизнеса.

Заказ изменений или уточнения проекта