Медицинский представитель занимается продвижением лекарственных препаратов компаний-производителей в больницах, поликлиниках, медицинских центрах и аптеках.
|
Чтобы стать профессионалом своего дела, медицинскому представителю необходимо овладеть секретами успешных продаж. Назначение такой программы – помощь медицинским представителям правильно собирать информацию и региональным менеджерам анализировать их деятельность в разных регионах России для центрального офиса.
|
ВВЕДЕНИЕ
Коротко всю работу медицинского представителя характеризовать можно так: найти нужную информацию в регионе и ввести ее как можно быстрее в базу данных и отправить в центральный офис.
- Хранение в базе информации о препаратах, которые распространяет компания
- Ведение учета медицинских учреждений: аптек, больниц, поликлиник
- Учет сотрудников лечебного учреждения, их должности и специальности, которую он занимает.
- Учет медицинских представителей по регионам, городам и принадлежность их дивизионам компании
- Фиксирование с учетом времени визитов представителей в лечебные учреждения
- Планирования мероприятий по посещению учреждений
- Сбор информации о заказах медицинских препаратах, выписанных рецептах врачами и т.п.
После сбора информации отчеты должны быть проверены региональными менеджерами. При этом записи должны фильтроваться по разным параметрам. Вот основные отчеты, которые желательно иметь в базе данных:
- Реестр учреждений,
- Число посещенных учреждений и специалистов,
- Список клиентов,
- Выписка препаратов,
- Посещения по дням,
- Планирование,
- Фактические посещения,
- Виды маркетинговых программ,
- Мероприятия,
- Кратность,
- Все о клиентах,
- Продажи по кустам,
- Общие продажи,
- Промоцикл и т.п.
Заключительным этапом формирования отчетности может быть подготовка данных и формирование графиков в Excel для дополнительного анализа.
Вообще для анализа работы медицинского представителя необходимо предусмотреть не только отчеты по продажам, но и проверку его методов ведения переговоров со специалистами аптеки или больницы.
Это делается через двойные посещения. После этого региональный менеджер обычно заполняет отчет о посещении организаций нужными данными и отправляет их в вышестоящий отдел.
Когда информация обработана, ее необходимо экспортировать в главный офис. Такая функция закреплена и за менеджером и за представителем.
Ввод представителя
Перед началом работы с базой данных Вам необходимо определить офис, где будут находиться все медицинские представители компании. Для этого в меню добавлен пункт Офисы.
Microsoft Access. Меню для ввода офиса
Microsoft Access. Форма ввода офиса и медицинского представителя
Следующая карточка показывает данные о медицинском представителе. Она вызывается двойным нажатием на ячейку ФИО.
Microsoft Access. Форма ввода медицинского представителя
Основными полями, которые надо заполнить в карточке представителя являются: Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Дивизион и Внешний код - это специальное поле, которое позволяет определить записи для экспорта в центральный офис. Его должен назначить центральный офис, и оно уникальное.
Ввод продуктов
В этом разделе рассказывается, как нужно настроить продукты, препараты для продажи их клиентам. Запомните следующие картинки интерфейса.
Microsoft Access. Меню для ввода препаратов
Карточка продукта или препарата для сохранения в базе данных. Указывается и специальность врача для работы с данным препаратом.
Microsoft Access. Карточка для ввода препаратов
Тема для обсуждения с врачами данного препарата.
Ввод учреждений
Медицинские учреждения - это основной объект работы медицинского представителя. Рассмотрим их анализ в данном разделе. Главный пункт меню, с которым вы будите работать, выглядит так.
Microsoft Access. Форма для поиска с учреждений
Microsoft Access. Карточка для работы с учреждениями
Карточка медицинского учреждения имеет несколько ключевых таблиц. Обязательно заполните их информацией, иначе отчеты по программе будут неполными.
- «Регион» - место нахождения населенного пункта
- «Город» - название населенного пункта учреждения
- «Куст» - список кустов, определенных в городе
- "Представитель" - человек посещающий медучреждение
При работе с учреждениями, нужно соблюдать некоторый порядок действий. Для начала нужно определить организацию и заполнить ее основными данными. Далее ввести сотрудников медицинской организации - поликлинике, больницы и т.п.
Microsoft Access. Карточка для ввода сотрудников медучреждений
После этого надо ввести визиты, т.е. описать, что и когда делал медицинский представитель в медицинском учреждении.
Microsoft Access. Карточка для ввода визитов в медучреждение
Ввод специалистов
Этот пункт работы с базой данных необходим для ввода медицинских специалистов, лиц работающих в аптеках и лечебных учреждениях.
После того, как Вы создали карточку учреждения, можно добавить данные о его сотрудниках. Необходимо в карточке ввести эти поля, они в основном характеризуют специалиста медицинского предприятия.
- Должность - название должности в организации
- Специальность - медицинская специальность
- Влияние - статус человека в организации
- Характеристика - присваивается человеку после общения с ним. Активный, вялый и т.п. Лучше данные зашифровать кодовым словом.
- Дата - это дата рождения клиента
- Фамилия, имя, телефон - это общие поля для контактов
Microsoft Access. Форма поиска специалистов медучреждения
Следующая форма позволяет ввести клиента медучреждения, где будет указано его рабочее место и часы приема.
Карточка, которую мы рассматриваем, будет постоянно встречаться вами в разных видах интерфейса. Поэтому изучите ее вкладки очень хорошо для того, чтобы представлять, где хранятся данные по специалисту.
Microsoft Access. Карточка ввода специалиста в медучреждение
Следующая форма позволяет ввести визиты в справочник клиента. Тема указывает, что обсуждалось в конкретном визите.
Microsoft Access. Карточка для ввода визитов в медучреждение
Следующая форма позволяет ввести аптеки, которые находятся рядом с медучреждениями. В этих аптеках и должны будут продаваться препараты.
Microsoft Access. Карточка для ввода аптек недалеко от медучреждения
Посещение учреждения
Посещение учреждения медицинским представителем фиксируется в базе данных как визит.
Визиты можно заполнять из карточек учреждения или других видов форм. Мы рассмотрим вариант, связанный с главным меню
Microsoft Access. Форма поиска визитов
Следующая форма позволяет вести учет 1 визита, а также добавить информацию о следующем планируемом визите.
Microsoft Access. Форма ввода визитов
Форма ниже показывает таблицу для ввода препаратов. С помощью этой формы можно узнать, как ведется продажа препаратов. Используется форма в аптеках, т.к. они продают препараты.
Маркетинговая форма указана ниже. Ее также заполняет медицинский представитель. 
Microsoft Access. Форма ввода маркетинговых акций
Для удобства ввода данных визиты можно заполнить и через карточку учреждения. Например, вы посетили учреждение, где несколько специалистов, то проще найти карточку учреждения и ввести все визиты через нее
Microsoft Access. Форма ввода картотеки предприятий
Планирование визитов
Одним из основных моментов посещения учреждений является планирование визитов. Эта информация поступает в центральный офис и на базе ее выводятся отчеты.
Microsoft Access. Планирование визитов
Одним из основных моментов посещения учреждений является планирование визитов. Эта информация поступает в центральный офис и на базе ее выводятся отчеты.
Двойной визит
Этот интерфейс разработан не для медицинского представителя, а для регионального менеджера. Иногда необходимо бывает проверить, как представители ведут переговоры с клиентами, их умение продавать продукты. Это может сделать менеджер, посещая иногда клиентов вместе с медицинским представителем. Вот критерии оценки из базы данных.
Критерий
|
Оценка
|
Планирование визитов
|
5
|
Анализ предыдущих встреч с данным клиентом
|
4
|
Определение цели предстоящего визита
|
3
|
Установление доверительных отношений
|
5
|
Выяснение потребностей, умение получить необходимую информацию
|
4
|
Умение использовать рекламные материалы в ходе беседы
|
5
|
Использование "ключевых" сообщений, доказательств, обоснование личной выгоды клиента/пациента
|
4
|
Умение отвечать на возражения, выходить из затруднительных ситуаций
|
4
|
Достижение цели визита
|
4
|
Знание препаратов компании и конкурентов, их наличия и цен в аптеках и у дистрибьюторов
|
3
|
Наличие РОР-материалов, сувениров
|
3
|
Внешний вид медицинского представителя
|
5
|
Microsoft Access. Критерии оценки медпреставителя
Отчеты в Access
В программе много разных отчетов, которые позволяют контролировать продажи.
Для быстрого получения информации разработаны отчеты в Access. Перед их открытием всегда возникает некоторая форма-фильтр. Только после назначения полей в форме отображается отчет. Это сделано для того, чтобы быстро отображать данные о продажах, т.к при большом количестве информации отчет может строиться несколько минут.
Реестр учреждений
Основной отчет в программе, который показывает количество обслуживаемых представителем учреждений. Данный отчет имеет контрольные функции и фильтрацию по параметрам. таким образом, если некоторые учреждения не посещались представителем вовремя, в отчете такая информацию будет выделена красным цветом.
1.1 Реестр учреждений
Представители
Группа отчетов для представителя. Они показывают сколько было посещено учреждений и специалистов, и их сопутствующая информация
2.1 Число посещенных учреждений
2.2 Число посещенных специалистов
2.3 Информация о характеристике клиента
2.4 Полная информация о клиенте
Визиты
Группа отчетов связанная с визитами представителя. Они показывают информацию по выписке препаратов, продажи препаратов, фактические и планируемые визиты и т.п.
3.1 Выписка препаратов
3.2 Продажи препаратов
3.2.1 Продажи по кустам
3.2.2 Продажи общие
3.4 План и факт посещений
3.5 Кратность визитов
3.6 Промоцикл
Маркетинг
Группа отчетов связанная с рекламой. Они показывают информацию по маркетинговым программам, которые ведет медпредставитель
4.1 Виды маркетинговых программ
Итоговые отчеты
Группа отчетов связанная с итоговой информацией. Суть такой информации - это сведение в одну или несколько таблиц разных данных, чтобы можно было принимать решение очень быстро. Если заголовок отчет выделен красным цветом (бетта), то он находится в стадии разработки.
Отчеты в Excel
Отчеты в Excel строятся медленнее, чем в Access. Зато их потом можно редактировать и фильтровать, используя функции Microsoft Excel. Дополнительно к таблицам Excel привязаны графики, что улучшает восприятие введенной информации медицинским представителем.
Вот список отчетов, которые строятся в Excel. Для построения таких отчетов необходимо на компьютере иметь и Microsoft Excel
1. Количество визитов за период
2. Количество врачей и учреждений
3. Количество клиентов
Выводы
Таким образом, на базе данного интерфейса можно вести учет медицинских представителей достаточно подробно, а следовательно успех в продаже препаратов гарантирован.
Заказ изменений или уточнения проекта
Заказ изменений или уточнения проекта
3 комментария:
Данная программа успешно работает на Технологии Microsoft Access adp проекты. Это означает, что интерфейс написан на Access и сохранен в файле adp,а сама база данных использует SQL Server.
Существует 2 варианта перехода от версии adp на новую технологию. 1 вариант использовать файл accdb + базу на SQL Server. К серверу создаются прилинкованные таблицы. Также возможен вариант перехода на Windows приложение. В этом случае, Microsoft Access не потребуется, но для вывода отчетов в Excel все равно придется установить офис.
В некоторых версиях Access adp проекты не поддерживаются, поэтому необходимо установить для запуска Access программ версию RunTime. Она бесплатна и не требует лицензий.
Отправить комментарий