четверг, 28 января 2016 г.

Проект Access. Медицинские представители

Медицинский представитель занимается продвижением лекарственных препаратов компаний-производителей в больницах, поликлиниках, медицинских центрах и аптеках.
Чтобы стать профессионалом своего дела, медицинскому представителю необходимо овладеть секретами успешных продаж. Назначение такой программы – помощь медицинским представителям правильно собирать информацию и региональным менеджерам анализировать их деятельность в разных регионах России для центрального офиса.
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/visits/reklama.png
ВВЕДЕНИЕ
Коротко всю работу медицинского представителя характеризовать можно так: найти нужную информацию в регионе и ввести ее как можно быстрее в базу данных и отправить в центральный офис.
Данный проект выполнен на базе Microsoft Access.
Заказ изменений или уточнения проекта
После того, как этой информации станет много, то надо научиться искать ее по разным параметрам и редактировать. Например, найти учреждение по названию или региону, а врача по фамилии, добавить визиты или подготовить выписку по препаратам. Общие задачи всех представителей можно сформулировать так.
  • Хранение в базе информации о препаратах, которые распространяет компания
  • Ведение учета медицинских учреждений: аптек, больниц, поликлиник
  • Учет сотрудников лечебного учреждения, их должности и специальности, которую он занимает.
  • Учет медицинских представителей по регионам, городам и принадлежность их дивизионам компании
  • Фиксирование с учетом времени визитов представителей в лечебные учреждения
  • Планирования мероприятий по посещению учреждений
  • Сбор информации о заказах медицинских препаратах, выписанных рецептах врачами и т.п.
После сбора информации отчеты должны быть проверены региональными менеджерами. При этом записи должны фильтроваться по разным параметрам. Вот основные отчеты, которые желательно иметь в базе данных:
  • Реестр учреждений,
  • Число посещенных учреждений и специалистов,
  • Список клиентов,
  • Выписка препаратов, 
  • Посещения по дням,
  • Планирование,
  • Фактические посещения,
  • Виды маркетинговых программ,
  • Мероприятия,
  • Кратность,
  • Все о клиентах,
  • Продажи по кустам,
  • Общие продажи,
  • Промоцикл и т.п.
Заключительным этапом формирования отчетности может быть подготовка данных и формирование графиков в Excel для дополнительного анализа.
Вообще для анализа работы медицинского представителя необходимо предусмотреть не только отчеты по продажам, но и проверку его методов ведения переговоров со специалистами аптеки или больницы.
Это делается через двойные посещения. После этого региональный менеджер обычно заполняет отчет о посещении организаций нужными данными и отправляет их в вышестоящий отдел.
Когда информация обработана, ее необходимо экспортировать в главный офис. Такая функция закреплена и за менеджером и за представителем.
Ввод представителя
Перед началом работы с базой данных Вам необходимо определить офис, где будут находиться все медицинские представители компании. Для этого в меню добавлен пункт Офисы.
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Office/menu.png
Microsoft Access. Меню для ввода офиса


http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Office/card.png
Microsoft Access. Форма ввода офиса и медицинского представителя
Следующая карточка показывает данные о медицинском представителе. Она вызывается двойным нажатием на ячейку ФИО.
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Office/people.png
Microsoft Access. Форма ввода медицинского представителя
Основными полями, которые надо заполнить в карточке представителя являются: Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Дивизион и Внешний код - это специальное поле, которое позволяет определить записи для экспорта в центральный офис. Его должен назначить центральный офис, и оно уникальное.
Ввод продуктов
В этом разделе рассказывается, как нужно настроить продукты, препараты для продажи их клиентам. Запомните следующие картинки интерфейса.
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Products/menu.png
Microsoft Access. Меню для ввода препаратов
Карточка продукта или препарата для сохранения в базе данных. Указывается и специальность врача для работы с данным препаратом.
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Products/card.png
Microsoft Access. Карточка для ввода препаратов
Тема для обсуждения с врачами данного препарата.
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Products/thema.pngMicrosoft Access. Вкладка для обсуждения
Ввод учреждений
Медицинские учреждения - это основной объект работы медицинского представителя. Рассмотрим их анализ в данном разделе. Главный пункт меню, с которым вы будите работать, выглядит так.
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Firms/List.png
Microsoft Access. Форма для поиска с учреждений
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Firms/card_create.png
Microsoft Access. Карточка для работы с учреждениями
Карточка медицинского учреждения имеет несколько ключевых таблиц. Обязательно заполните их информацией, иначе отчеты по программе будут неполными.
  • «Регион» - место нахождения населенного пункта
  • «Город» - название населенного пункта учреждения
  • «Куст» - список кустов, определенных в городе
  • "Представитель" - человек посещающий медучреждение
При работе с учреждениями, нужно соблюдать некоторый порядок действий. Для начала нужно определить организацию и заполнить ее основными данными. Далее ввести сотрудников медицинской организации - поликлинике, больницы и т.п.
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Firms/card.png
Microsoft Access. Карточка для ввода сотрудников медучреждений
После этого надо ввести визиты, т.е. описать, что и когда делал медицинский представитель в медицинском учреждении.
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Firms/visits.png
Microsoft Access. Карточка для ввода визитов в медучреждение


Ввод специалистов
Этот пункт работы с базой данных необходим для ввода медицинских специалистов, лиц работающих в аптеках и лечебных учреждениях.
После того, как Вы создали карточку учреждения, можно добавить данные о его сотрудниках. Необходимо в карточке ввести эти поля, они в основном характеризуют специалиста медицинского предприятия.
  • Должность - название должности в организации
  • Специальность - медицинская специальность
  • Влияние - статус человека в организации
  • Характеристика - присваивается человеку после общения с ним. Активный, вялый и т.п. Лучше данные зашифровать кодовым словом.
  • Дата - это дата рождения клиента
  • Фамилия, имя, телефон - это общие поля для контактов
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Clients/list.png
Microsoft Access. Форма поиска специалистов медучреждения
Следующая форма позволяет ввести клиента медучреждения, где будет указано его рабочее место и часы приема.
Карточка, которую мы рассматриваем, будет постоянно встречаться вами в разных видах интерфейса. Поэтому изучите ее вкладки очень хорошо для того, чтобы представлять, где хранятся данные по специалисту.
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Clients/card.png
Microsoft Access. Карточка ввода специалиста в медучреждение
Следующая форма позволяет ввести визиты в справочник клиента. Тема указывает, что обсуждалось в конкретном визите.
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Clients/visits.png
Microsoft Access. Карточка для ввода визитов в медучреждение
Следующая форма позволяет ввести аптеки, которые находятся рядом с медучреждениями. В этих аптеках и должны будут продаваться препараты.


http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Clients/apteka.png
Microsoft Access. Карточка для ввода аптек недалеко от медучреждения
Посещение учреждения
Посещение учреждения медицинским представителем фиксируется в базе данных как визит.
Визиты можно заполнять из карточек учреждения или других видов форм. Мы рассмотрим вариант, связанный с главным меню
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/visits/menu.png
Microsoft Access. Форма поиска визитов
Следующая форма позволяет вести учет 1 визита, а также добавить информацию о следующем планируемом визите.


http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/visits/card.png
Microsoft Access. Форма ввода визитов
Форма ниже показывает таблицу для ввода препаратов. С помощью этой формы можно узнать, как ведется продажа препаратов. Используется форма в аптеках, т.к. они продают препараты.
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/visits/order.pngMicrosoft Access. Форма ввода проданных препаратов
Маркетинговая форма указана ниже. Ее также заполняет медицинский представитель. http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/visits/reklama.png
Microsoft Access. Форма ввода маркетинговых акций
Для удобства ввода данных визиты можно заполнить и через карточку учреждения. Например, вы посетили учреждение, где несколько специалистов, то проще найти карточку учреждения и ввести все визиты через нее
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/visits/firm-visit.png
Microsoft Access. Форма ввода картотеки предприятий
Планирование визитов
Одним из основных моментов посещения учреждений является планирование визитов. Эта информация поступает в центральный офис и на базе ее выводятся отчеты.
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/visits/visit-plan.png
Microsoft Access. Планирование визитов
Одним из основных моментов посещения учреждений является планирование визитов. Эта информация поступает в центральный офис и на базе ее выводятся отчеты.
Двойной визит
Этот интерфейс разработан не для медицинского представителя, а для регионального менеджера. Иногда необходимо бывает проверить, как представители ведут переговоры с клиентами, их умение продавать продукты. Это может сделать менеджер, посещая иногда клиентов вместе с медицинским представителем. Вот критерии оценки из базы данных.
Критерий
Оценка
Планирование визитов
5
Анализ предыдущих встреч с данным клиентом
4
Определение цели предстоящего визита
3
Установление доверительных отношений
5
Выяснение потребностей, умение получить необходимую информацию
4
Умение использовать рекламные материалы в ходе беседы
5
Использование "ключевых" сообщений, доказательств, обоснование личной выгоды клиента/пациента
4
Умение отвечать на возражения, выходить из затруднительных ситуаций
4
Достижение цели визита
4
Знание препаратов компании и конкурентов, их наличия и цен в аптеках и у дистрибьюторов
3
Наличие РОР-материалов, сувениров
3
Внешний вид медицинского представителя
5
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/visits/double_card.png
Microsoft Access. Критерии оценки медпреставителя
Отчеты в Access
В программе много разных отчетов, которые позволяют контролировать продажи.
Для быстрого получения информации разработаны отчеты в Access. Перед их открытием всегда возникает некоторая форма-фильтр. Только после назначения полей в форме отображается отчет. Это сделано для того, чтобы быстро отображать данные о продажах, т.к при большом количестве информации отчет может строиться несколько минут.
Реестр учреждений
Основной отчет в программе, который показывает количество обслуживаемых представителем учреждений. Данный отчет имеет контрольные функции и фильтрацию по параметрам. таким образом, если некоторые учреждения не посещались представителем вовремя, в отчете такая информацию будет выделена красным цветом.
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/report1_1.png
1.1 Реестр учреждений
Представители
Группа отчетов для представителя. Они показывают сколько было посещено учреждений и специалистов, и их сопутствующая информация
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/report2_1.png
2.1 Число посещенных учреждений
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/report2_2.png
2.2 Число посещенных специалистов
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/report2_3.png
2.3 Информация о характеристике клиента
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/report2_4.png
2.4 Полная информация о клиенте
Визиты
Группа отчетов связанная с визитами представителя. Они показывают информацию по выписке препаратов, продажи препаратов, фактические и планируемые визиты и т.п.
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/report3_1.png
3.1 Выписка препаратов
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/report2_2.png
3.2 Продажи препаратов
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/report3_2_1.png
3.2.1 Продажи по кустам
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/report2_4.png
3.2.2 Продажи общие
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/report2_4.png3.3 Посещение по дням
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/report2_4.png
3.4 План и факт посещений
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/report2_4.png
3.5 Кратность визитов
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/report3_6.png
3.6 Промоцикл
Маркетинг
Группа отчетов связанная с рекламой. Они показывают информацию по маркетинговым программам, которые ведет медпредставитель
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/report4_1.png
4.1 Виды маркетинговых программ
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/report4_2.png4.2 Маркетинговые мероприятия
Итоговые отчеты
Группа отчетов связанная с итоговой информацией. Суть такой информации - это сведение в одну или несколько таблиц разных данных, чтобы можно было принимать решение очень быстро. Если заголовок отчет выделен красным цветом (бетта), то он находится в стадии разработки.
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/report5_1.png5.1 Итоги о продажах (бетта)
 Отчеты в Excel
Отчеты в Excel строятся медленнее, чем в Access. Зато их потом можно редактировать и фильтровать, используя функции Microsoft Excel. Дополнительно к таблицам Excel привязаны графики, что улучшает восприятие введенной информации медицинским представителем. 

Вот список отчетов, которые строятся в Excel. Для построения таких отчетов необходимо на компьютере иметь и Microsoft Excel
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/Excel_1.png
1. Количество визитов за период
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/Excel_2.png
2. Количество врачей и учреждений
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/Excel_3.png
3. Количество клиентов
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/Excel_4.png4. Количество визитов к специалистам
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/Excel_1.png5. Частота визитов к специалистам
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/Excel_6.png6. Характеристики специалистов
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/Excel_7.png7. Реестр посещенных учреждений
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/Excel_8.png8. Выписка препаратов специалистам
http://www.leadersoft.ru/Rus/Market/Db/Products/62/images/Reports/Excel_9.png9. Количество кустов
Выводы
Таким образом, на базе данного интерфейса можно вести учет медицинских представителей достаточно подробно, а следовательно успех в продаже препаратов гарантирован.
Заказ изменений или уточнения проекта

3 комментария:

Виктор Leadersoft комментирует...

Данная программа успешно работает на Технологии Microsoft Access adp проекты. Это означает, что интерфейс написан на Access и сохранен в файле adp,а сама база данных использует SQL Server.

Виктор Leadersoft комментирует...

Существует 2 варианта перехода от версии adp на новую технологию. 1 вариант использовать файл accdb + базу на SQL Server. К серверу создаются прилинкованные таблицы. Также возможен вариант перехода на Windows приложение. В этом случае, Microsoft Access не потребуется, но для вывода отчетов в Excel все равно придется установить офис.

Виктор Leadersoft комментирует...

В некоторых версиях Access adp проекты не поддерживаются, поэтому необходимо установить для запуска Access программ версию RunTime. Она бесплатна и не требует лицензий.