Поисковая система - это форма, с которой начинается доступ к карточкам (формам) базы данных. У нее может быть достаточно сложный дизайн, так как поиск ведется по разным критериям записей базы данных.
Microsoft Access. Интерфейс поиска
На этой форме показана форма поиска. Она включает в себя верхнее меню, меню список слева, таблицу с записями из базы данных, поля фильтрации и дерево каталога (вкладка каталог).
Данный интерфейс позволяет найти нужную запись и вызвать форму-карточку для ее редактирования. Далее дается описание функций поиска.
Поиск таблицы по списку
В базе ведется учет в разных таблицах, под названием Компании, Сотрудники, Договора и т.п. Поэтому при выборе пункта меню слева будет отображена соответствующая таблица.
Таким образом, выбрав в меню “Компании” мы откроем таблицу Компаний и сможем далее начать в ней более детальный поиск.
Microsoft Access. Поисковая система с меню слева.
Название полей поиска меняется в зависимости от вызываемого пункта. Например, у компаний это поля ИНН, адрес, №, название, телефон и т.п.
Каждый пункт меню, например, «01. Компании» включает в себя дерево. Оно создает автоматически при вводе данных в поле каталог. Чаще всего его называют «деревом». Такая система поиска дополнительными полями фильтрации облегчает задачу доступа к данным базы данных пользователям.
Microsoft Access. Поисковая система с меню в виде «дерева».
Поиск в таблице по полям
- Каждая вкладка поисковой системы, например, «01. Компании» имеет поля с желтоватым фоном в верхней части формы – это фильтры. Каждое такое поле содержит поле или выпадающий список всех возможных значений данного параметра. Выбор одного из значений приводит к фильтрации таблицы, в которой остаются только строки, соответствующие данному выбору. Выше представлен интерфейс поиска компаний по первым цифрам ИНН
- Кнопка «Все» - приводит к отмене фильтрации и выводу всех значений таблицы, также ее можно использовать для поиска данных, измененных за час, за день, за неделю и т.д. Смотрите выпадающий список.
- Флажки настройки, позволят Вам фильтровать все записи, либо искать данные в уже найденных записях.
- Кнопка «Поиск записей» (изображение бинокля) – фильтрует записи, после выбора Вами параметров поиска. Смотрите рисунок ниже.
Microsoft Access. Поиск по времени изменения
Таким образом, можно найти измененные записи за час, день, неделю и т.п.
Рис. 21 Поиск в указанном поле
Microsoft Access. Фильтрация по диапазону
Для фильтра по указанному диапазону выберите из списка поле «Номер», знак = , в поле Что введите 321 и нажмите Бинокль. Появятся запись под номером 321.
Когда данные отобраны, то двойным нажатием на строку можно открыть главную карточку записи.
Кнопка меню Выбор или поиск по избранному
Кнопка нужна для сохранения важной информации по базе данных. Это ваши избранные записи.
Microsoft Access. Кнопка корзина
Для того, чтобы запись попала в Избранные, установите флажок «Выбрать», находящийся слева в таблице. Для добавления/удаления данных из избранных используйте мышь или F2.
Microsoft Access. Отображение выбранных записей
Выше были рассмотрены некоторые кнопки меню, далее дается описание оставшихся кнопок. Это Таблицы, Создать, Переговоры, Отчеты.
Кнопка меню Таблицы
При выборе кнопки «Таблицы» открывается список таблиц, в которые можно занести информацию напрямую, минуя интерфейс форм. Это позволяет ускорить процесс подготовки данных для списков. Такие таблицы имеют 2-3 поля.
Microsoft Access. Вид кнопки в панели инструментов
Microsoft Access. Пример справочника в виде таблицы.
Кнопки меню - Создать и Копировать
Основной формой хранения данных в программе является справочник. Нажимая кнопку Создать или дважды на любое место в таблице откроется справочник. Одновременно на экране для пользователя отображаются данные только одной записи из всей таблицы.
Справочники, содержащие описания основных учитываемых объектов, именуются так же картотеками.
Отдельные записи в таких справочниках именуются «карточками» (по аналогии с обычными бумажными картотеками для учета материальных ценностей)
На базе справочника строится много различных форм ввода, поэтому его объекты стандартизованы и их описание дается подробно в разделе Интерфейс формы.
Кнопка Переговоры
При выборе кнопки «Переговоры» открывается список «Переговоров», в который Вы можете занести информацию о переговорах, обсуждениях, как прошедших, так и предстоящих.
Microsoft Access. Список переговоров
Двойное нажатие на синее поле, вызывает справочник переговоров, в данный раздел базы данных Вы можете внести тему, дату, время, статус и описание обсуждения.
Microsoft Access. Справочник переговоров
Дополнительные свойства
Если поставить флажок с темой напоминания о разговоре, то на главной форме за 1 день появиться сообщение о том, что надо провести переговоры на эту тему красным цветом.
Кнопка Отчеты
В каждой программе могут быть отчеты. В данном интерфейсе, при выборе кнопки «Отчеты» открывается список «Отчетов». Дополнительно можно сгруппировать отчеты по различному принципу. Смотрите дерево слева. Это могут быть договора, Заказы, Итоги и т.п.
Microsoft Access. Список переговоров
Выводы
Таким образом, в этой статье описана система поиска. Она входит в любую программу, если база данных программы предназначена для хранения большого количества записей.
Комментариев нет:
Отправить комментарий