Техническое задание. Интерфейс карточки ввода

После поиска данных в базе вы откроете форму, т.е. карточку 1 записи таблицы. Они бывают разными. Рассмотрим интерфейс ее построения на базе карточки компаний.

Microsoft Access. Кнопки картотеки.

На указанной ниже форме видно много разных объектов полей, списков, кнопок. Они имеют разный цвет. Все это помогает пользователю лучше адаптироваться к вводу информации. В интерфейс встроена система предупреждения об ошибках при вводе данных. Рассмотрим его подробнее.

Кнопки формы

Кнопки - это объекты формы, позволяющие выполнить простые действия с записью. Вид кнопок может быть разный. Обновить – кнопка принудительно обновляет данные с сервером. Закрыть закрывает форму. Эти кнопки доступны любому пользователю базы, а не только администратору.

Microsoft Access. Кнопки карточки.

Команды формы

Команды - это список действий пользователя над одной записью справочника. Эти команды могут изменяться в зависимости от того, какой пользователь работает с базой.  Общий список дан ниже.

Microsoft Access. Команды справочника.

• Копирование - команда позволяет скопировать текущую запись справочника. Применяется, если требуется быстро ввести данные, незначительно отличающиеся от текущей записи
• Создание - команда создает, пустую запись. В некоторые поля данные могут заноситься из полей таблицы, где указаны данные по умолчанию.
• Удаление - команда удаляет запись. При этом спрашивает пользователя об этих действиях.
• Скрыть - команда скрывает от просмотра запись справочника. Применяется для важных данных, когда надо скрыть некоторую информацию от пользователей (вид ...)
• Защитить - команда защищает запись от изменений. В этом случае, редактирование и удаление записей не разрешается. Снять защиту может только администратор.
• Таблица - данная команда позволят перейти к редактированию таблицы справочника. Применяется для ускоренного ввода данных в таблицу. При закрытии таблицы ее текущая запись согласовывается с формой.
• Выход - данная команда позволят отменить выбор команд.

Кнопки перемещения по записям справочника

В нижней части справочника располагаются кнопки управления записями. Они встречаются в простых формах. Назначение каждой кнопки см. на рисунке. Стоит особо отметить кнопку «Новая запись». Она создаёт новую запись в справочнике и делает её текущей.

Microsoft Access. Кнопки перемещения по записям справочника.

Удаление текущей записи, выход их справочника с сохранением произведенных изменений и выход с отказом от изменений производятся соответственно кнопками «Удалить», «ОК», и «Отмена».

Основные поля

В справочниках есть поля, которые выделены разным цветом. Для того, чтобы редактировать их надо знать для чего нужны эти поля. Рассмотрим их назначение.

• Список Город указан синим цветом. Это означает, что его можно редактировать обычным способом, введя текст. Если дважды нажать на него, то откроется таблица для его редактирования.

• ИНН выделено красным цветом. Это означает, что поле важное и его надо заполнить. Иначе при выходе вам будет выдано предупреждение о вводе этого поля.

• Каталог – это специальное поле, управляющее деревом меню. Узлы вводятся со знаком \, чтобы отличить их друг от друга. Его можно также редактировать, дважды нажав на поле.

• Поле Дата. При нажатии на него дважды будет отображаться календарь.

• Поле сайт  выделено подчеркиванием. Дважды нажмите на него, и Вы перейдете на сайт данной компании
• Поля с тремя точками […] означают открытие новых форм для выбора новых значений из форм
• Темно зеленые поля показывают расчетную информацию и не редактируются.

Вкладка «Свойства»

Данный раздел базы данных содержит свойства, которые не были указаны на главной форме. Например, проезд, время работы и т.п. Дополнительные свойства пользователь может ввести, набрав в поле текст

Если при редактировании данных на колонке Значение пропадают ранее введенные данные, то нажмите ESC. F2 позволяет также менять режим редактирования данных.

Вкладка  Отчетность

В данной папке будет сохраняться информация по отчетам, соответствующей только данной карточки. Все итоговые отчеты вызываются на панели инструментов.

Microsoft Access. Пример отчета «Реквизиты предприятия»

Вкладка Архив

Эта вкладка нужна для того, чтобы загрузить в базу ссылки на различные электронные документы (Word, Excel, сканируемые данные в формате *.gif, *.tif и т.п.). Документы в папку загружается автоматически при открытии ее или при нажатии кнопки «Все». Ниже показаны ссылки на файлы, соответствующие одной компании.

Microsoft Access. Пример архива документов

Вкладка Оператор

При редактировании критических данных в БД фиксируется время, дата изменения записи и имя оператора, чтобы обеспечить контролирование вводимой информации.

Для этого во многих справочниках имеется дополнительная вкладка «Оператор». При этом все данные на вкладке заполняются автоматически. Пользователь не имеет возможности свободного изменения этих данных.

Microsoft Access. Вкладка «Оператор»

Другие вкладки

При редактировании картотек у нее может быть много вкладок. На каждой такой вкладке расположена таблица с разными полями. Принцип редактирования этих данных простой. Для ввода новой записи нажмите кнопку Добавить, а для удаления выберите запись и нажмите правую кнопку мыши. Также возможет прямой ввод данных в пустые поля.

Microsoft Access. Вкладка свойства компании.

ВЫВОДЫ

Таким образом, мы описали интерфейс карточки 1 записи базы данных. В зависимости от поставленных целей этот интерфейс может изменяться, но основные принципы работы с записями должны сохраниться.