Проект Access. Анализ автобизнеса

Программа управленческого учета «Анализ автобизнеса» предназначена для ведения учета движения денежных средств, движения товаров, задолженности дебиторов и кредиторов, хозяйственных операций, и подготовки отчетов на определенную дату или период на основании введенных данных: отчетов о продажах, отчетов о движении денежных средств, отчетов о складских остатках, отчетов о дебиторах и кредиторах, отчетов о прибылях и убытках, управленческих балансов в сфере автобизнеса

Учет и отчетность ведется по двум основным критериям: юридические лица (входящие в группу компаний) и проекты.

Основная валюта учета – рубли РФ, валютные активы и пассивы (USD, EUR) переоцениваются в соответствии с изменением курса ЦБ РФ.

Заказ изменений или уточнения проекта

Критерии учета и отчетности

Учет ведется в разрезе нескольких юридических лиц. Любая хозяйственная операция содержит ссылку на юридическое лицо (и проект), от имени которого она совершается. Это позволяет в дальнейшем формировать необходимую отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках) в разрезе заданных юридических лиц (проектов).

Указанные юридические лица реализуют ряд проектов (с перспективой их увеличения или уменьшения). Четкой взаимосвязи между проектами и юридическими лицами нет.

Одно юрлицо может реализовывать три проекта, другое только один, третье частично реализует проект, которое также реализует и первое. Критерий «Проект» необходим для анализа эффективности проектов без привязки к юрлицам их реализующим.  Это позволит в дальнейшем формировать необходимую отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках) в разрезе заданных проектов.

В связи с тем, что ряд доходов и расходов невозможно четко привязать к какому-либо проекту, необходим параметр «Общие». Это доходы или расходы (в основном, административно-управленческие), которые разносятся по проектам по заданному алгоритму, например, исходя из оборота по проекту.

Список проектов: Форд,  Техцентр, Запчасти.

Блок 1. Учет движения товаров и услуг

1. Учет купли-продажи автомобилей

Программа должна иметь возможность вводить марки автомобилей и их модели, например: Форд: Фокус, Мондео, Фиеста,  Мазда: Мазда 3, Мазда 6, Мазда Tribute и другие

Автомобиль является уникальным товаром, поэтому учет покупки, хранения и продажи производится по каждому автомобилю в отдельности. Уникальным критерием для каждого автомобиля является его ВИН, состоящий из 10 знаков максимум.

При вводе операции по покупке автомобиля указываются следующие существенные данные:

• Дата покупки
• Компания – покупатель
• Проект
• Марка
• Модель
• Продавец
• Стоимость а/м в USD
• Стоимость а/м в RUR (рассчитывается, исходя из курса ЦБ РФ на дату покупки)
• ВИН
• Цвет

После ввода операции по покупке автомобиля увеличивается задолженность Компании-покупателя перед продавцом на сумму покупки. После приобретения автомобиля по нему могут осуществляться дополнительные расходы:

• Предпродажная подготовка
• Эвакуация
• Установка дополнительного оборудования
• Таможенные сборы
• Услуги таможенного брокера и СВХ
• Прочие расходы

Данные расходы осуществляются в привязке к каждому конкретному автомобилю. При вводе операции по продаже автомобиля указываются следующие существенные данные:

• 1. Дата продажи
• 2. ВИН (из списка автомобилей находящихся на складе)
• 3. Марка (отображается при выборе ВИН)
• 4. Модель (отображается при выборе ВИН)
• 5. Цвет (отображается при выборе ВИН)
• 6. Цена продажи а/м в USD
• 7. Цена продажи а/м в RUR (рассчитывается, исходя из курса ЦБ РФ на дату продажи)
• 8. Покупатель

После ввода операции по продаже автомобиля увеличивается задолженность Покупателя перед продавцом  на сумму покупки.

Особенность реализации автомобилей

При реализации некоторых автомобилей производитель компенсирует скидку, которую предоставляет дилер. Например, стандартная цена продажи автомобиля USD15000, мы продаем его по некой маркетинговой программе за USD14000 и выставляем производителю разницу USD1000. Через некоторое время производитель выплачивает нам эту разницу (путем увеличения его задолженности перед нами).

При вводе операции по заявлению компенсации производителю (он же продавец) автомобиля указываются следующие существенные данные:

• Дата заявления
• ВИН (из списка проданных автомобилей)
• Дата продажи (отображается при выборе ВИН)
• Марка (отображается при выборе ВИН)
• Модель (отображается при выборе ВИН)
• Цвет (отображается при выборе ВИН)
• Программа (выбирается из списка ранее введенных стандартных маркетинговых программ). Количество программ для одного и того же а/м может быть несколько.
• Сумма компенсации в USD
• Сумма компенсации в RUR (рассчитывается, исходя из курса ЦБ РФ на дату продажи)
• Покупатель (отображается при выборе ВИН)

После ввода операции по заявлению компенсации увеличивается задолженность производителя перед продавцом (т.е. нами) на сумму компенсации.

При вводе операции по получению компенсации от производителя автомобиля указываются следующие существенные данные:

• Дата получения
• ВИН (из списка проданных автомобилей)
• Дата продажи (отображается при выборе ВИН)
• Дата заявления (отображается при выборе ВИН)
• Марка (отображается при выборе ВИН)
• Модель (отображается при выборе ВИН)
• Цвет (отображается при выборе ВИН)
• Программа (отображается при выборе ВИН)
• Сумма компенсации в USD заявленная (отображается при выборе ВИН)
• Сумма компенсации в RUR заявленная (отображается при выборе ВИН)
• Сумма компенсации в USD фактически полученная
• Сумма компенсации в USD фактически полученная (рассчитывается, исходя из курса ЦБ РФ на дату получения)
• Разница USD (Сумма полученная минус Сумма заявленная)
• Покупатель (отображается при выборе ВИН)

Разница между заявленной и фактически полученной компенсацией автоматически списывается либо в доход (положительная), либо в расход (отрицательная).

После ввода операции по фактическому получению компенсации уменьшается задолженность производителя перед продавцом на сумму ранее заявленной компенсации.

Ориентировочный вид отчета по заявленным компенсациям

Фильтр:

• Марка а/м: Форд (единственный выбор)
• Модель: Все
• Программа: Маркетинговая программа 1
• ВИН: Все
• Валюта: USD
• Компания: Все
• Покупатель: Все
• Дата: 01.03.2005

См. Приложение

Ориентировочный вид отчета по полученным компенсациям

Фильтр:

• Марка а/м: Форд (единственный выбор)
• Модель: Все
• Программа: Все
• ВИН: 5U98567
• Валюта: USD
• Компания: Все
• Покупатель: Все
• Дата: с 01.01.2005 по 01.03.05

См. Приложение

Ориентировочный вид отчета по продажам автомобилей

Фильтр:

• Марка а/м: Форд
• Модель: Все
• Компания: Все
• Валюта: RUR
• Период: Январь 2005

Суммы в USD указываются исходя из курса на дату соответствующей операции.

Сумма дохода в RUR указывается исходя из фактически произведенных расходов и полученной выручки. В связи с тем, что возникает курсовая разница сумма дохода в USD может быть положительной, а фактический доход в рублях отрицательный, или наоборот.

Некоторые колонки не используются для определенных марок автомобилей, например, для марки Форд не используются колонки «Таможня», «Брокер», «СВХ», а для марки Мазда – «Компенсация ФМК».

Ориентировочный вид отчета по остатку автомобилей на складе

Фильтр:

• Марка а/м: Мазда
• Модель: Мазда 3
• Валюта: USD
• Компания: Все
• Дата: 01.03.2005

См. Приложение

2. Учет купли-продажи запасных частей

Учет движения и остатков запасных частей ведется суммовым методом, т.е. без указания наименования запчастей. Приход и списание запасных частей производится общей суммой но накладной или заказ-наряду в разрезе поставщиков или покупателей.

Номенклатурным критерием для запасных частей служит только их типовая принадлежность, например:

Запасные части:

• Слесарные запчасти
• Кузовные запчасти
• Дополнительное оборудование

При приобретении запчастей, их сумма приходуется на склад, увеличивая остаток склада запчастей.

При реализации запчастей их себестоимость списывается со склада, уменьшая остаток.

Реализация запасных частей происходит по нескольким направлениям:

• Оптовые продажи
• Розничные продажи (Магазин)
• Сервис

При вводе операции по приобретению запасных частей указываются следующие существенные данные:

• Дата покупки
• Продавец
• Покупатель
• Номер документа
• Стоимость RUR
• Стоимость USD (рассчитывается, исходя из курса ЦБ РФ на дату продажи)
• Вид запасных частей

При вводе операции по продаже запасных частей указываются следующие существенные данные:

• Дата продажи
• Покупатель
• Продавец
• Вид реализации
• Номер документа
• Цена RUR
• Цена USD (рассчитывается, исходя из курса ЦБ РФ на дату продажи)
• Вид запасных частей

При вводе операции по списанию запасных частей указываются следующие существенные данные:

• Дата списания
• Номер документа
• Вид списания (реализация, списание на расходы)
• Сумма списания RUR
• Сумма списания USD (рассчитывается, исходя из курса ЦБ РФ на дату списания)
• Вид запасных частей

Кроме реализации запасных частей и материалов, они могут списываться на расходы в соответствии с определенными ниже расходными статьями.

После реализации товара возможен его полный или частичный возврат. Для этого необходимо предусмотреть отдельную операцию возврат товара.

Ориентировочный вид отчета по продажам запасных частей

Фильтр:

• Вид запчастей: Слесарные запчасти
• Метод реализации: Все
• Компания: Все
• Валюта: RUR
• Период: с 01.02.2005 по 10.02.2005

См. Приложение

Ориентировочный вид отчета по остатку запасных частей

Фильтр:

• Вид запчастей: Все
• Валюта: USD
• Компания: Все
• Дата: 01.03.2005

См. Приложение

3. Реализация услуг

Реализация услуг производится Техцентром по ремонту и техническому обслуживанию автомобилей. Классификация услуг выглядит следующим образом:

Услуги Техцентра:

• Слесарные работы
• Кузовные работы
• Агрегатные работы
• Установка доп.оборудования
• Чистка и полировка
• Предпродажная подготовка

Предпродажная подготовка осуществляется на автомобили выкупленные по собственным проектам: Форд, Мазда или Б/У. Эта же сумма попадает в отчеты по продажам автомобилей как дополнительные расходы, увеличивающие стоимость автомобиля (к предпродажной подготовке, кроме услуг относятся также запчасти).

При вводе операции по оказанию услуг указываются следующие существенные данные:

• Дата оказания услуг
• Продавец услуг
• Номер документа
• Вид услуг (выбирается из списка)
• Стоимость услуг  RUR
• Стоимость услуг USD (рассчитывается, исходя из курса ЦБ РФ на введенную дату)
• Наименование клиента
• Вид клиента (корпоративный, частный)
• Смена (выбирается из списка)
• Скидка, %
• Гарантия (да, нет)
• Страховой (да, нет)
• Плательщик (если «гарантия» или «страховой» – да)

Ориентировочный вид отчета по реализации услуг

Фильтр:

• Вид услуг: Все
• Смена: Все
• Компания: Все
• Гарантия: Все
• Страховой: Все
• Валюта: RUR
• Период: с 01.02.2005 по 01.02.2005

См. Приложение

5. Реализация прочих товаров и услуг

Кроме основных товаров и услуг существует возможность реализации прочих товаров и услуг. Для этого необходимо предусмотреть возможность ввода наименования этих услуг.

Прочие товары и услуги:

• Прочие1
• Прочие2
• Прочие3

…

При вводе операции по продаже прочих товаров и услуг указываются следующие существенные данные:

• Дата продажи
• Продавец
• Покупатель
• Вид товара, услуги (выбирается из списка)
• Номер документа
• Цена RUR
• Цена USD (рассчитывается, исходя из курса ЦБ РФ на дату продажи)
• Проект (выбирается из списка)

При вводе операции по приобретению прочих товаров и услуг указываются следующие существенные данные:

• Дата покупки
• Продавец
• Покупатель
• Номер документа
• Вид товара, услуги (выбирается из списка)
• Стоимость RUR
• Стоимость USD (рассчитывается, исходя из курса ЦБ РФ на дату покупки)
• Проект

При вводе операции по списанию прочих товаров и услуг указываются следующие существенные данные:

• Дата списания
• Компания
• Номер документа
• Вид списания (реализация, списание на расходы)
• Сумма списания RUR
• Сумма списания USD (рассчитывается, исходя из курса ЦБ РФ на дату списания)
• Вид прочих товаров, услуг

Ориентировочный вид отчета по реализации прочих товаров и услуг

Фильтр:

• Вид товаров, услуг: ФСК
• Проект: Форд
• Компания: Все
• Валюта: RUR
• Период: с 01.02.2005 по 01.02.2005

См. Приложение

Ориентировочный вид отчета по остатку прочих товаров и услуг

Фильтр:

• Вид товаров, услуг: Все
• Проект: Все
• Компания: Все
• Валюта: RUR
• Период: 01.02.2005

См. Приложение

Блок 2. Учет внереализационных доходов и расходов

Учет внереализационных доходов и расходов необходим для полного формирования отчета о прибылях и убытках и отражения кредиторской задолженности по полученным услугам и хозяйственным товарам.

Учет внереализационных доходов и расходов производится в разрезе определенных статей расходов:

См. приложение

При вводе операции указываются следующие существенные данные:

• Дата операции
• Компания
• Контрагент
• Статья
• Валюта (по умолчанию RUR)
• Сумма
• Проект (выбор из списка)
• Примечание

Ориентировочный вид отчета по внереализационным доходам и расходам (Перечень)

Фильтр:

• Компания: Все
• Контрагент: Все
• Проект: Все
• Статья: Все
• Сумма: Все
• Период: с 01.02.2005 по 28.02.2005

См. приложение

Ориентировочный вид отчета внереализационных доходов и расходов (Постатейный)

Данный вид отчета повторяет указанный выше список внереализационных доходов и расходов с отображением соответствующих сумм в дополнительных колонках «Проекты» (либо «Компании»):

Фильтр:

• Компания: Все
• Проект: Все (фильтр работает либо по Компании, либо по проекту)
• Статья: Все
• Период: с 01.02.2005 по 28.02.2005

См. приложение

Блок 3. Учет основных средств

Учет основных средств производится в разрезе определенных статей расходов:

•  Производственное оборудование
•  Офисное оборудование
•  Программное обеспечение
•  Автотранспорт
•  Недвижимость
•  Прочие основные средства

При вводе операции по приобретению и реализации основных средств указываются следующие существенные данные:

• Дата операции
• Компания
• Контрагент
• Статья
• Валюта (по умолчанию RUR)
• Сумма
• Проект (выбор из списка)
• Примечание

Блок 4. Учет движения денежных средств

Учет движения денежных средств производится в разрезе определенных статей расходов и доходов.

Структура дерева данных статей имеет следующий вид:

см. приложение

Возврат ранее выданных кредитов и займов

Администратор должен иметь возможность добавлять новые и удалять ненужные статьи и подстатьи, а также изменять их названия.

При вводе операции по движению денежных средств указываются следующие существенные данные:

• Дата операции
• Компания
• Контрагент
• Банк (выбор счета/кассы)
• Доступный остаток (отображается после выбора счета/кассы)
• Статья поступления/списания
• Валюта (по умолчанию – RUR)
• Сумма поступления/списания
• Проект (выбор из списка)
• Примечание

В случае, если и Компания и Контрагент являются внутренними юридическими лицами, то эта операция является «внутренним оборотом» и при подготовке консолидированных отчетов не должна учитываться, а при подготовке отчетов отдельно по юридическому лицу или проекту такая операция отражается.

После ввода операции по оплате или получению денежных средств задолженность Контрагента должна увеличиваться или уменьшаться на соответствующую сумму.

При вводе операции по оплате (для уменьшения трудоемкости ввода операции «внереализационные доходы и расходы»)  необходима функция «Ввод внереализационных доходов/расходов». Т.е., заполнив все поля в форме «Оплата», пользователь может нажать кнопку «Ввести как внереализационный доход/расход», после чего отображается форма «Внереализационный доход/расход» с уже заполненными соответствующими полями. Затем пользователь подтверждает ввод внереализационной операции и возвращается к дальнейшему вводу операций по оплате.

Это позволит не вводить отдельно операции «внереализационные доходы и расходы» и операции по их оплате, в случае, когда эти две операции возникают одновременно.

Валютные операции и конвертация денежных средств

Программа должна позволять учитывать операции по конвертации денежных средств и учету валютных остатков на счетах.

Так, например, если Компания1 покупает USD100 за рубли по курсу банка (отличному от курса ЦБ РФ на дату операции) 27,9000, то ее расчетный счет уменьшается на сумму, израсходованную на покупку валюты RUR 2790, а остаток на валютном счете увеличивается, соответственно, на USD100.

При этом, так как валютные активы и пассивы оцениваются (пересчитываются в RUR) по курсу ЦБ РФ на дату операции, который всегда ниже курса покупки, купленные USD100 будут учтены например по курсу 27,8000, т.е. на 10 рублей меньше чем фактически было израсходовано. Для корректного отражения данной операции суммовая разница между  фактически израсходованной суммой в рублях и суммой рассчитанной по курсу ЦБ РФ должна списываться по расходной статье «Расчетно-кассовое обслуживание: конвертация».

Для корректного отражения данной операции при ее вводе указываются следующие существенные данные:

• Дата операции
• Компания
• Покупаемая валюта (RUR / USD / EUR)
• Продаваемая валюта (RUR /USD / EUR)
• Сумма покупки
• Сумма продажи (указывается эквивалент суммы покупки по курсу ЦБ РФ на дату операции)
• Сумма комиссии (рассчитывается как разница между фактически потраченной на покупку суммой и эквивалентом покупки рассчитанным по курсу ЦБ РФ)
• Счет списания
• Счет зачисления.

Списание и зачисление на валютные счета по текущей, инвестиционной и финансовой деятельности производится аналогично оплате и зачислению на счета в RUR.

Учет стоимости остатков валютных активов и пассивов (USD и EUR) смотри в разделе «Переоценка валютных активов и пассивов».

Ориентировочный вид отчета по движению денежных средств (перечень операций)

Фильтр:

• Компания: Все
• Контрагент: Все
• Проект: Все
• Банк: Все
• Статья: Все
• Сумма: Все
• Валюта: RUR (если выбрана валюта USD или EUR – то суммы платежей пересчитываются по курсу ЦБ РФ на дату платежа)
• Период: с 01.02.2005 по 28.02.2005

См. приложение

Ориентировочный вид отчета по движению денежных средств (бюджет движения денежных средств)

Фильтр:

• Компания: Компания1
• Проект: Все
• Подстатьи: Да
• Валюта: RUR (если выбрана валюта USD или EUR – то суммы платежей пересчитываются по курсу ЦБ РФ на дату платежа)
• Период: с 01.02.2016 по 28.02.2016

См. приложение

Ориентировочный вид отчета по остаткам денежных средств

Фильтр:

• Компания: Все
• Проект: Все
• Банк/Касса: Все
• Валюта: RUR
• Дата: 01.02.2005

См. приложение

Ориентировочный вид отчета задолженности по банковским кредитам

Фильтр:

• Компания: Все
• Проект:
• Банк: Все
• Валюта: RUR
• Дата: 01.02.2005

См. приложение

Блок 5. Учет НДС

При вводе операций по реализации товаров и услуг необходима функция учета НДС. В обычной ситуации (по умолчанию) должен присутствовать НДС в размере 18% (рассчитывается: сумма операции – сумма операции/1,18). В нестандартной ситуации пользователь может зафиксировать отсутствие НДС или указать иную ставку НДС, отличную от 18%.

Таким образом, в отдельном учетном регистре формируется сумма «НДС к уплате в бюджет».

При вводе операций по оплате нами за приобретаемые товары и услуги также необходима аналогичная функция. Данные по оплате НДС должны учитываться в отдельном учетном регистре «НДС к возмещению из бюджета».

Разница между «НДС к уплате» и «НДС к возмещению» должна отражаться в отчете «Управленческий баланс» в строке актива «НДС к возмещению».

Блок 6. Учет дебиторской и кредиторской задолженности

Учет дебиторской и кредиторской задолженности ведется в разрезе каждого контрагента.

Основное свойство учета сводится к следующему:

При вводе операции по отгрузке товаров или оказанию услуг нашей Компанией увеличивается задолженность соответствующего Контрагента (Покупателя) перед нами на введенную сумму. При вводе операции по оплате данным Контрагентом (Покупателем) нашей Компании его задолженность уменьшается на сумму оплаты.

И, наоборот, если Контрагент (Покупатель) сделал предоплату нашей компании, то задолженность Компании увеличивается на сумму предоплаты, а после ввода операции по отгрузке ему товара или оказанию услуг, задолженность, соответственно, уменьшается.

При оказании услуг Контрагентом нашей Компании, вводится соответствующая расходная операция, в которой указываются следующие существенные данные:

• Дата операции
• Период отнесения затрат (выбирается месяц)
• Компания
• Контрагент
• Статья
• Проект
• Стоимость услуг USD
• Стоимость услуг RUR (рассчитывается, исходя из курса ЦБ РФ на дату операции)
• Примечание

Ориентировочный вид отчета по дебиторской и кредиторской задолженности

Фильтр:

• Компания: Все
• Проект: Все
• Вид задолженности: Все (Вид задолженности соответствует перечню статей)
• Валюта: RUR
• Дата: 01.02.2005

См. приложение

Блок 7. Переоценка валютных активов и пассивов

Переоценка валютных активов и пассивов необходима для отражения реальной суммы активов и пассивов в рублях на текущую дату и списания возникшей курсовой разницы либо в доход компании, либо в расход.

Валютные активы и пассивы могут быть выражены в следующих формах:

Задолженность перед банками по кредитам, полученным в USD или EUR.

Дебиторская или кредиторская задолженность перед покупателями/поставщиками, номинироавнная в USD или EUR (расчеты могут вестись в рублях, а остаток задолженности фиксироваться в валюте).

Остатки на валютных счетах.

Переоценка валютных активов и пассивов должна производиться ежедневно, исходя из курсов ЦБ РФ на соответствующую дату.

Самый простой вариант переоценки:

См. приложение

В связи с тем, что курс ЦБ РФ на 02.01.05 увеличился эквивалент остатка на валютном счете также увеличился на 10 рублей. Произошло увеличение актива, которое компенсируется увеличением пассива, путем списания курсовой разницы 10 рублей в доход.

Более сложный случай, когда валюта расчетов с поставщиком является рублями, а задолженность фиксируется в USD, и при этом постоянно возникает движение данной задолженности:

См. приложение

Таким образом, в связи с ростом курса Компания, заплатив 2780 RUR получила товар на сумму 2794 RUR. В этом случае произошло увеличение актива на 14 RUR. Переоценка за данный период составила также 14 RUR, которые списываются в доход, компенсируя увеличение актива.

Для определения и списания переоценки в доход или расход формируется отчет по переоценке валютных активов и пассивов за определенный период (как правило месяц):

Ориентировочный вид отчета по переоценке валютных активов и пассивов

Фильтр:

• Компания: Все
• Проект: Все
• Период: с 01.02.2005 по 28.02.2005

См. приложение

Блок 8. Отчет о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках формируется за определенный период по методу начисления, т.е. без зависимости от оплат на основании данных о реализованных/приобретенных  товарах и услуг.

При формировании консолидированного отчета по всем компаниям/проектам не берутся в расчет внутренние обороты между данными компаниями/проектами.

При формировании отчета по конкретной компании/проекту обороты данной компании/проекта с другими – учитываются.

Ориентировочный вид отчета о прибылях и убытках

Фильтр:

• Компания: Все
• Проект: Все
• Валюта: RUR
• Период: с 01.02.2005 по 28.02.2005

См. приложение

Блок 9. Управленческий баланс

Управленческий баланс представляет из себя отчет, формируемый на заданную дату и отражающий остатки активов и пассивов Компаний. Остатки внеоборотных активов и запасов должны отражаться в сумме без НДС (возможна дополнительная опция, позволяющая отражать остатки с НДС, в таком случае, строка актива «НДС к возмещению» не отражается).

Фильтр:

• Компания: Все
• Проект: Все
• Валюта: RUR
• Дата: 15.03.2005

См. приложение

ВЫВОДЫ

Таким образом, если Вы еще работаете по старинке, вводите данные в Excel, то данная программа позволит вам существенно улучшить работу в компании.

Вы сможете быстрее реагировать на часто меняющуюся информацию и правильно принимать решение при управлении бизнесом, будь это продажа автомашин, торговля автозапчастями или оказание услуг в автосервисе.

Заказ изменений или уточнения проекта