Проектная документация

До начала разработки базы данных необходимо согласовать следующие документы: договор, предварительное техническое задание и оценить объем и стоимость выполняемых работ (калькуляция). Только после этого можно приступить к работам по созданию базы данных, ее макета или подробного технического задания.

Введение
Перед началом разработки технической документации, желательно подготовить материалы для быстрого анализа и начала работ. Это могут быть электронные таблицы в формате Excel, отчеты Word, заметки и пожелания к базе данных. Все это надо собрать и выслать по электронной почте: help5 ...  leadersoft.ru (вместо ... добавьте @)
	Шаг 1. Введение в проект Этот этап проектирования базы данных называется стартовым, т.е. он необходим для формулировки поставленной задачи.    1.1 Формулировка задачи. Краткая формулировка задачи необходима для того для того, чтобы можно было сразу вникнуть в тему работы, т.к. базы данных могут относиться к разным участкам бизнеса, снабжению, недвижимости, финансам. При заполнении формы заказа ввести эти сведения обязательно. Пример указан ниже. Эта база необходима для руководства компании и бухгалтерии. Число пользователей 5 человек. Она включает в себя финансовые и материальные отчеты. Подробное техническое описание отсутствует. На данный момент времени учет ведется в Microsoft Excel, а также есть несколько разрозненных программ.    1.2 Разбивка задачи на этапы Также как и в любой стадии производства материальных ценностей, при разработке базы данных есть свои этапы, от которых и будет зависит процесс выполнения всей работы. Пример смотрите ниже. Первый этап разработка технического задания на базу данных Второй этап - разработка форм поиска, учета клиентов и товаров в базе данных Третий этап - разработка отчетности и вывод данной информации в Excel или Word Четвертый этап - отладка интерфейса базы данных    1.3 Административные функции Очень часто, пользователи забывают, что к базе данных нужны еще дополнительные административные функции. Ниже указаны функции, которые мы уже разработали. Стоимость их значительно ниже, если эти свойства уже были бы разработаны: Вход в базу данных по паролю и допуск Автоматическое сохранение данных при выходе из базы данных Контроль за вводом данных каждым пользователем Модификация структуры таблиц с сохранением ранее введенной информации   1.4 Срок выполнения этапов Комплексная автоматизация участков складского, финансового и другого учета может занять значительное время, от 3 до 6 месяцев и зависит от разных факторов, например, от выполненных ранее готовых решений, сложности бизнес процесса и т.п. Таким образом, Вы приблизительно должны указать время разработки программы. От этого зависит срок разработки всего проекта. Складские базы данных выполняются за 1 месяц на базе готовых разработок. Новые проекты могут выполняться в течение 1,5 месяцев и более   1.5 Обслуживание базы данных Невозможно при проектировании базы данных определить точно этапы разработки, формы или отчетную документацию. Уже в процессе работы, через неделю, две потребуется внести некоторые изменения. Постоянно возникают вопросы по вводу данных, удалению или сохранению информации, если база данных имеет значительные размеры и т.п. Поэтому желательно, чтобы Вы сами определили примерное время на обслуживание. Это время используется на изменение отчетов, добавления некоторых таблиц, но без серьезных изменений структуры базы данных. Ориентировочно обслуживание базы данных и ее доработка может занимать 2-3 месяца или более.  Шаг 2. Изучение интерфейса Этот этап проектирования базы данных называется учебным. Очень часто бывает полезно изучить уже готовые разработки, чтобы не придумывать новые формы поиска и ввода информации, а также вывода отчетов и т.п.    2.1 Первый уровень сложности К первому уровню сложности относятся базы данных, которые работают на 1 компьютере и не имеют разграниченного доступа к записям, т.е. неважно, кто вводил данные, когда и т.п.    2.2 Второй уровень сложности На этом уровне сложности, база данных разбивается на части для работы в сети. Каждый пользователь может иметь свой уровень доступа к записям. Вход в базу данных осуществляется по паролю.    2.3 Третий уровень сложности На этом уровне сложности база данных работает не только в сети, но и связывается с любым документом офиса: Word, Excel, InternetExplorer, а также с элементами ActiveX.  Шаг 3. Подготовка материалов    3.1 Входящие материалы Для разработки базы данных необходимы входящие материалы. Это могут быть записки на бумаге, электронные таблицы Excel, схемы и т.п.    3.2 Исходящие материалы Основным в каждой базе данных является отчетная документация, а именно, то что Вам необходимо для получения исходящей информации. Документация может выводиться в виде документов Word, Excel, html страниц и просто таблиц Access. Если Вы разработали свой вид отчетов, то Вы должны его выслать в заполненном и пустом виде. Сравнивая их можно определить, что меняется в отчете, и что необходимо сохранить в базе данных.